Bewaring van documenten voor lange termijn
Alle documenten (polissen, aanbiedingen, brieven, e-mails, …) die betrekking hebben op een klant of een contract zijn op elk moment als pdf document beschikbaar.
Het digitaal bewaren van alle documenten die betrekking hebben op een contract (en op de verzekerde) gedurende de volledige levensduur biedt tal van voordelen bij het commerciële beheer en de organisatie van een makelaarsbureau:
- Snelle en gemakkelijke toegang tot alle nodige stukken
- Delen van informatie met klanten, medewerkers of maatschappijen
- Een klare kijk op contracten en overeenkomsten dankzij de bewaring van alle opeenvolgende stukken vanaf het begin
Intussen is dit bewaren een wettelijke verplichting geworden (MiFID).
Willemot biedt u de mogelijkheid om alle opeenvolgende stukken van een verzekeringsdossier in pdf te bewaren, leesbaar voor iedereen:
- polissen met algemene en bijzondere voorwaarden
- brieven en alle geschreven correspondentie (aanbod, brief, …)
- e-mailcorrespondentie
- alle daarmee verbonden activiteiten: marketingacties, schadegevallen, betalingen
UW VOORDELEN
- Uw gegevens worden bewaard, beveiligd en geback-upt
- Alle bestanden zijn in pdf-formaat: makkelijk leesbaar voor u, uw medewerkers en uw klanten
- U vindt sneller informatie
- U krijgt een 100% compleet zicht op een dossier (mails, boekhouding,…)
- U kan zichzelf beschermen in geval van geschillen over de inhoud van een dossier
- U kan gemakkelijker uw portefeuille overdragen
- U voldoet aan uw wettelijke verplichtingen (MiFID) rond het bewaren van documenten en het registreren en bewaren van klachten
